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管理咨詢方法

概述       上海普華科技發展股份有限公司是專業從事項目管理軟件開發、銷售、應用和咨詢服務的企業,同時作為美國PMI授權項目管理教育培訓機構,致力于項目管理理念及工具的推廣和應用已有20年的歷史。普華公司基于20年來項目管理和信息化咨詢、培訓、服務、應用實施的經驗和知識積累,為眾多客戶提供了企業級項目管理軟件的應用實施,具有多個行業 的豐富實施經驗。

IT系統應用實施服務       經過“售前咨詢”,待簽訂合同后,我們將按照項目化管理方式來推行這套方法,該方法分為六個交替步驟,也稱為實施的六個“階段”。在“準備和計劃”階段啟動并編制計劃,經過“規劃設計”、“原型測試”、“試點運行”和“全面(試)運行”四個階段按照計劃有步驟的實施,并在最后進行“評估和總結”。

IT系統應用實施服務

售前咨詢

售前咨詢       在實施前期,我們的咨詢人員會懇請客戶同意進行一系列調查,包括項目管理成熟度調查、客戶軟硬件基本環境調查等,并在調查基礎上完成功能需求矩陣、基礎評估報告和策劃方案等。這些調研能夠保證咨詢人員對客戶的管理現狀、系統配置和功能需求有基本的了解。如果在此階段有些工作未完成,實施咨詢人員需要在以后階段中與客戶一起完成上述文檔,并作為實施啟動的重要工作。

準備和計劃       準備和計劃階段的主要工作是評估客戶對應用信息系統的準備良好度,熟悉客戶項目管理環境、流程和管理業務,并編制實施計劃。這個階段的主要目標是:
      ·確保得到客戶上層管理者的支持(支持=承諾、行動和全過程跟蹤)
      ·設置系統實施目標
      ·以業務需求為中心,設計管理流程
      ·挖掘有利于實施的組織架構、企業規章制度等和其他相關文化因素
      ·開始準備工作(基礎設施/人員)
      ·記錄和預測風險和假定
      ·編制實施計劃(范圍/進度/資源)
      準備和計劃階段過程描述:在準備計劃階段,普華執行經理開始啟動項目、組建實施團隊、開發實施戰略、編制實施計劃。

準備和計劃

規劃設計

規劃設計       規劃設計的目的是根據客戶的管理需求,詳細編制實現需求的軟件配置和使用管理文件,包括軟件使用模式和方法的規劃,角色化的用戶操作手冊,以及數據結構、報表、流程 、制度等,這些將是信息系統正式使用所必須的。
      規劃設計階段過程描述:
      規劃設計階段開始于核心團隊的培訓。核心團隊培訓是從客戶軟件功能需求配置的角度,與核心團隊一起學習項目管理系統。同時還可就某個專業模塊開展培訓。
      ·規劃設計階段的下一步聚焦在設計客戶化的報表、數據結構、編碼字典,并編制輔助程序和流程。規劃設計文件包含兩個核心內容:數據客戶化組織分析和管理程序編制。這些程序文件主要關注軟件工具的使用,且不是復制軟件幫助文件、培訓材料或用戶參考手冊的內容。

原型創建和測試       原型創建和測試階段的主要任務是將規劃設計方案中的步驟在用戶系統中初步實現。原型將使用客戶的非正式數據完成,可能有些不完整和準確。客戶對項目信息比較了解,因此需要引導他們更多的關注系統的功能和作用,而不是數據是否準確。
      原型創建和測試階段過程描述:
      原型建立和測試焦點是根據規劃文檔來建立原型,并對各項配置(數據組織和數據字典)、管理設置、報告和流程以及程序進行測試。實施團隊在建立原型前首先審查規劃設計文檔,然后準備建立原型,并編制原型測試計劃。一旦原型測試計劃確定,實施團隊將分塊測試,并應用測試跟蹤單和日志記錄測試過程。測試跟蹤單用以記錄正常測試步驟,日志是跟蹤測試過程的任何問題。測試完成之后,實施團隊將記錄測試結果,并就規劃設計是否需要修改和調整做出決定。

原型創建和測試

試點運行

試點運行       所有先前的工作,尤其是原型測試,必須是全部通過,進入試點運行階段。試點運行的主要任務是:選擇試點用戶應用系統,并按照客戶專業和習慣對系統的數據和術語進一步調整,所有有關的調整都必須在試運行結束前記錄在案。
      試點運行階段過程描述:
      在全面應用之前,在小范圍內用真實數據檢驗系統,發現隱藏的問題,為試點運行提供了方便方案調整的機會。為保證試點成功運行,實施團隊需要編制計劃,確定目標,限定試點運行采用的項目、人員和范圍,編制試運行制度,以及定義假設和進行風險分析,并開始進行軟件安裝和試運行環境建立,以及進行必要的手把手培訓等。

全面(試)運行       在全面(試)運行階段,一個復雜的項目管理系統解決方案全面展開應用,它將影響組織的大量人員(可能全部)。對一些人員來說,影響的程度可能會比較小,對于有些人員可能是一個全新的工作方式。試點運行的經驗和教訓為全面試運行期系統平穩移交打下了基礎。一個詳細的計劃對成功地全面(試)運行非常重要,計劃需要包括誰、做什么事情、什么時候、在什么地點、使用那些工具、流程是什么等。全面試運行到正式運行可能包含持續時間比較長的幾個步驟,并需要按照計劃執行。全面試運行期的主要工作內容包括:正式數據庫安裝和配置、用戶工作站點配置、項目數據輸入/遷移、新系統的宣傳,用戶培訓和運行監控。
      普華實施咨詢人員在全面(試)運行前期將擔任教練角色,并最終全部移交給客戶。教練前期需要一直和用戶在一起,解決問題,時刻關注成功實施。客戶可能希望建立項目管理辦公室(PMO)或協助小組解決實施期的大多數幫助需求。

全面(試)運行

實施后評估

實施后評估       實施團隊和執行經理將準備“實施最終評估報告”,這個報告包含以下內容:
      ·原定應用范圍和目標與最終進度和成果的比較
      ·存在那些問題,哪些已經解決,哪些尚未解決,哪些是預期的問題
      ·原始目標計劃和完成實施進度計劃
      ·當前系統可提高內容
      ·項目管理信息系統新的發展方向和具有的功能(客戶可能對系統升級感興趣)
      ·如果客戶采用普華的其他解決方案,可進行下一階段的計劃
      ·經驗和教訓
      除了完成與客戶的系統移交外,執行經理還需要將相關工作移交給普華公司的技術支持人員。依據咨詢服務協議,建議客戶與普華公司簽署升級和維護協議,同時簽署設計系統升級和維護策略和方案,明確對口聯系人名單。理想狀態下,客戶建立專門的項目辦公室或內部實施團隊,作為內部支持的職能部門。對于內部支持人員不能夠解決的問題,可以與普華公司的支持團隊聯系。升級和維護協議里面應該明確什么情況下,客戶應該尋求技術幫助。
      普華項目管理實施方法的核心目的是幫助客戶提高工作效率,迅速發揮軟件的經濟效益,并能夠在盡可能短的時間內使得客戶掌握和接管信息系統。在協助企業建立項目化管理環境及通向成功的過程中,沒有任何組織和個人是絕對的優秀,但普華的咨詢人員和普華授權的代理機構專業人員,具有豐富的項目管理知識背景,并具有多年項目管理應用和實施的經驗,因此正得到越來越多客戶的青睞。

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